Chiedo scusa se affronto temi che sicuramente molti di voi conosceranno, ma per esperienza so che spesso certe questioni vengono date per scontate quando invece scontate non lo sono per niente.

Di cosa parliamo quindi questo mese?

Questo mese cerchiamo di capire insieme che cosa sia la comunicazione interna e quanto sia importante quando si lavora in team.

Ritengo che questo sia un tema fondamentale, proprio perché ogni qual volta che vengo a contatto con realtà, pubbliche/private in ambito culturale, mi trovo sempre di fronte quello che definirei il PROBLEMA con la P e tutte le altre lettere maiuscole: non ci sono soldi per la comunicazione.

Si ha infatti la tendenza ad organizzare eventi, conferenze, mostre, laboratori e iniziative interessanti e davvero ben concepiti ed avere poi scarsi risultati in termini di partecipazione. Perché accade? Semplice mancano le risorse umane (personale formato), mancano le risorse economiche, manca il tempo e gli strumenti. Spesso però si è convinti che a mancare, o a non funzionare come si deve, sia la promozione o la comunicazione verso il pubblico esterno. Insomma si è convinti che il problema stia nella fruizione del sapere. Ma se vi dicessi che in realtà questa è solo la punta dell’iceberg e che parte tutto dalla comunicazione interna, ovvero quella parte di comunicazione che anticipa il processo creativo e organizzativo di ogni iniziativa? Se vi dicessi che la cosa più importante per sapersi vendere all’esterno è capirsi all’interno?

La comunicazione interna è infatti alla base di un processo lavorativo fluido e proficuo; proprio il flusso interno di informazioni ci permette di avere uno staff sempre aggiornato, allineato, pronto e ci permette di risparmiare tempo nelle scelte. Lo stesso vale quando si decide di utilizzare una metodologia condivisa, vale a dire un metodo di lavoro efficace che aiuti il team a non avere intoppi, incomprensioni e, orrore orrore, disguidi con i clienti!

In un sistema museale, o in qualsiasi altra realtà che vede come obiettivo il coinvolgimento del pubblico, lo scambio di informazioni deve essere constante, facilitato da momenti di lavoro in compresenza, di gruppo e riunioni periodiche in cui si pianifica e si condividono strategie, idee, progetti e tabelle di marcia. Non solo, la comunicazione interna deve essere supportata da un linguaggio unico, standard e condiviso all’interno dei mezzi usati, mail, messaggi, circolari. Ogni membro del team deve essere abituato a leggere quotidianamente e a rispondere in tempi brevi, deve conoscere il significato di termini specifici e di sigle, se usate, deve essere informato su eventuali modifiche o variazioni avvenute o in programma. Ogni membro dello staff deve essere costantemente allineato con gli alti colleghi.

Mi è capitato spesso sentir dire “Non abbiamo tempo per fare le riunioni” e tutte le volte la mia risposta è una sola “Le riunioni servono a non perdere tempo!”. Il tempo utilizzato per queste attività è proprio il tempo che ci evita di perdere tempo.

Avete mai sentito parlare di Team Building? Ecco questo è un concetto parallelo e altrettanto significativo, infatti concettualmente le due cose si assomigliano: un team affiatato è ovviamente più propenso a lavorare bene e produrre risultati di un certo livello. E’ abbastanza normale che per capirsi e lavorare insieme occorra parlare la stessa lingua.

Il processo quindi che sta alla base di una buona collaborazione e di un metodo condiviso, oltre che ad una semplificazione organizzativa porta inevitabilmente all’ottenimento di una comunicazione esterna, rivolta quindi ai fruitori, più chiara e efficace e al raggiungimento di obiettivi quali:

pubblicazione di informazioni puntuale e precisa;

– aumentare l’attrazione verso il pubblico esterno;

– ottimizzazione dell’engagement degli utenti.

Essenziale è quindi predisporre un piano di azione a lunga durata, che possa essere monitorato e misurato nella sua validità in corrispondenza con quello che definiamo l’impatto sul pubblico.

Ricordiamo infatti che alla base di una buona brand awareness, ovvero quanto ci conoscono e ci riconoscono i nostri “clienti”, c’è la capacità di generare interesse e questo traguardo lo si raggiunge facendo attenzione a come ci presentiamo e a come parliamo.

Più semplice sarà comunicare all’interno, più facile sarà raggiungere gli altri e coinvolgerli a partecipare alle nostre iniziative! 

Articolo: Chiara D’Aurizio

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